Quality4Dental von Frauke Heck

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Die Kunst, neue Abläufe und Veränderungen in der Praxis erfolgreich umzusetzen

Veränderungen, Probleme, Vorfälle, neue Richtlinien etc. all diese Dingen sind Teil unseres Praxisalltags und sorgen dafür, dass uns Besprechungsthemen und stetig neue Absprachen nicht aus gehen.

Aber was ist wenn das Besprochene und die neuen Vorgaben nach einigen Tagen wieder in den Hintergrund rücken, vielleicht sogar komplett vergessen werden?

 
Klassische Beispiele hierfür sind zum Beispiel folgende Ereignisse:

Der Praxisinhaber/ die Praxisinahberin hat auf der Messe wieder mal ein tolles neues Produkt entdeckt und gleich bestellt. In der Teamsitzung wird besprochen, dass der alte Bestand erstmal aufgebraucht wird, bevor das neue Produkt in den Umlauf gebracht wird. Trotzdem wird gerne das neue Produkt getestet und das alte rückt immer mehr in den Hintergrund. Nach zwei Jahren entdecken wir plötzlich das abgelaufene, alte Produkt in unserem Vorrat.
 
Anderes Beispiel, wir bekommen eine neues Gerät und müssen hier in regelmäßigen Abständen gewis- se Kontrollen und Wartungsarbeiten durchführen. Mit der Umstellung der neuen Aufgaben tun wir uns jedoch etwas schwer und vergessen immer wieder die Umsetzung. Oder wir stellen fest, dass manche Praxismitglieder nicht immer die gesamte Schutzausrüstung tragen etc.
 
 Kennen Sie das? Die Frage ist, wie wir das im Alltag hin bekommen, diese Punkte erfolgreich zu etablieren.
Ich habe Anfang des Jahres eine Weiterbildung im Bereich Auditierung absolviert. Dort habe ich verschiedene Möglichkeiten zur erfolgreichen Umsetzung kennengelernt.


1. Möglichkeit: Top oder Flop Audit

Unter einem Top oder Flop Audit versteht man die schriftliche Aufzählung der Themen in der Praxis, die schon gut laufen und der Punkte in der Praxis, die noch nicht gut laufen.

Man kann sich dafür ein Dokument mit einer Tabelle anlegen, die in folgende Bereiche unterteilt ist.

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Alle Themen, die uns im Alltag, oder auch durch Prüfungen wie eine Begehung, ein internes Audit, die Durchführung der Gefährdungsbeurteilungen, die jährlichen Unterweisungen etc. begegnen, tragen wir entweder auf der Top oder Flop Seite ein.

Die Themen die noch nicht laufen, setzen wir nach einigen Tagen oder Wochen auf die Wiedervorlage. Die Liste kann im Aufenthaltsraum ausgehängt werden. So können alle in der Praxis sehen, wo es hakt oder eben alle schon gut unterwegs sind. Das steigert zudem die Motivation.

Der Vorteil dieser Methode ist, das die Themen nicht mehr vergessen werden und so lange auf der Flop-Seite bleiben, bis sie erfolgreich umgesetzt sind. Außerdem hat die Praxis wieder gemeinsame Ziele, die auch noch zur stetigen Verbesserung beitragen.


2. Möglichkeit: Kurzaudit

Ein Kurzaudit wird dann durchgeführt, wenn ein bestimmter Ablauf nochmals auf die korrekte Umsetzung geprüft werden soll. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn wir die Software gewechselt haben und dadurch neue Abläufe festgelegt und etabliert werden müssen. Oder wenn sich in den Richtlinien etwas ändert wie z.B. die neue Datenschutzgrundverordnung. In diesen Fällen werden neue Anforderungen gestellt und auch beschrieben. Nach einer gewissen Einführungszeit prüfen wir dann, anhand eines Kurzaudits, die Umsetzung von Soll-Zustand zu Ist-Zustand.

Hierfür erstellt man sich ein Dokument auf dem folgende Punkte aufgeführt sind:

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Wenn nach der Prüfung alles korrekt umgesetzt wurde und der Soll-Zustand mit dem Ist-Zustand übereinstimmt, ist das Thema erfolgreich erledigt und umgesetzt. Ist dies nicht der Fall, und wir haben eine oder mehrere Abweichungen, müssen Maßnahmen geplant werden. Dann muss nach einem festgelegten Zeitraum ein erneutes Kurzaudit erfolgen. Der Vorteil ist, dass auch hier das Thema nicht in Vergessenheit gerät, sondern stetig weiter entwickelt wird.

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Grundsätzlich sind diese Dokumentationen auch aufzubewahren. Damit hat man gleich einen Nachweis für die stetige Verbesserung der Praxisprozesse. Wichtig ist bei all den Dokumentationen und Prüfungen, dass das gesamte Praxisteam offen ist und als Team an einem Strang zieht. Denn wie heißt es so schön. Papier ist geduldig :-).

Viel Spaß bei der Umsetzung!

 

Hierbei handelt es sich um den Inhalt von Frauke Heck, Qualitätsmanagementbeauftragte Schwer- punkt Zahnarztpraxis sowie Qualitätsmanagementbeauftragte (TÜV) nach ISO 9001:2008. Die Schütz Dental GmbH übernimmt daher keine Verantwortung und Gewähr für die Richtigkeit und den Inhalt.

Sie haben Fragen bezüglich Praxisorganisation oder QM in der Zahnarztpraxis?
Dann ist Frau Heck genau die richtige Ansprechpartnerin für Sie!

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Autorin: Frauke Heck
Qualitätsmanagementbeauftragte und ZMF

Kontaktdaten:
Frauke Heck
Im tiefen Brunnen 29
78239 Rielasingen-Worblingen
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